Далеко не каждый рабочий день выдается эффективным в полном смысле этого слова. Есть такие дни, которые кажутся полными суеты: дела, звонки, встречи, письма. Приходит вечер. Кажется, что день прошел в делах – не бездельничал, не отвлекался по мелочам, но ничего существенного так и не сделал. Успеть сделать многое и не упустить важное помогает планирование времени.

Как же обстоит дело с тайм-менеджментом у работников умственного труда в Молдове? В поиске ответа на этот вопрос компания Magenta Consutling провела онлайн опрос среди работающих людей. И вот какие результаты были получены.

Подавляющее большинство в той или иной мере планирует свой рабочий день. Лишь 2% указали, что они этого вовсе не делают, еще 6% планируют свое время лишь иногда. Все остальные распределяют время на определенные дела. Из них сорока семи процентам опрошенных удается успеть сделать все, что они намеревались сделать. Еще 43% успевают не всё.

Причины тому могут быть самые различные. С одной стороны, планирование дня "под завязку", с четким расписанием всех 9-10 часов рабочего времени по минутам, приводит к тому, что спонтанно возникающие дела задерживают работу по другим делам. В результате человек завершает день с недовольством собой. Как советуют специалисты, в планировании любого дня стоит оставлять немного времени про запас именно для таких неожиданностей. Ключевые 2-3 дела в результате будут выполнены, текущие вопросы также будут решены и это принесет ощущение удовлетворения и продуктивности.

Какими же помощниками планирования времени пользуются работники офисов? Как показало исследование, те, кто свое время планируют, в первую очередь придерживаются традиций и пользуются ежедневниками. Со многих точек зрения, это действительно эффективный органайзер, поскольку, пользоваться им может каждый, кто умеет писать, для его освоения не нужно особых навыков. Мотивировать себя записывать свои дела в органайзер достаточно просто. Нужно всего лишь выбрать удобный, небольшой ежедневник, который будет помещаться в сумку. И не менее важно вести его регулярно. Как говорят психологи, новые привычки прививаются в течение 20 дней, по истечении которых человеку уже не нужно напоминать себе о необходимости сделать то, к чему он старается себя приучить. Это уже войдет в привычку, и рука сама будет тянуться к ежедневнику, как только он запланирует новую встречу или решит обдумать дела на следующий рабочий день.

Интересно, что более половины респондентов указали, что для планирования времени они пользуются стикерами и записками. С одной стороны, этот метод кажется немного забавными, если подумать, что все эти записки могут отклеиться и затеряться. Тем не менее, стикер, приклеенный к монитору компьютера, действительно эффективно напоминает о том, что нужно "позвонить Федору Николаевичу" или "отдать документы в бухгалтерию". Но, по сути, планировать время на разрозненных бумажках – дело неблагодарное. Да и их не унесешь с собой.

Как показывает опрос, третьим по популярности помощником в планировании времени являются компьютерные программы – Outlook, Klok, RescueTime. К их помощи прибегают 28% опрошенных. Это действительно весьма удобный способ организовать свое рабочее время, тем более, что, к примеру, Outlook позволяет параллельно разбираться с электронной почтой.

Телефонные приложения и онлайн решения пользуются одинаковой популярностью среди опрошенных: их отметили 23% и 22%. Плюсы этих методов заключаются в возможности регулярно получать извещения о наступающих запланированных событиях и видеть как день, так и неделю, месяц. В частности Google Calendar позволяет по часам распределить свое время, установить какие именно события нуждаются в напоминании. Помимо текущих дел на каждый день, это онлайн решение позволяет отметить дни, в которые будет продолжаться работа над определённым проектом, день, когда этот проект завершится и освободится время для новых начинаний.

В конце концов, чем именно пользоваться для планирования времени – личное решение каждого человека. Определенно можно сказать только то, что огромная доля стресса может испариться в тот момент, когда человек начнет сознательно распределять свое время. Это позволит ему ощутить, что он контролирует ситуацию, даст возможность  расслабиться и стать более продуктивным.

Как говорит автор книги Getting Things Done, Дэвид Аллен, в то время, когда все наши планы находятся у нас в голове, и мы знаем, что нам нужно сделать то или другое дело, позвонить кому-то, ответить на письмо, наш мозг постоянно прокручивает эти вещи, стараясь ничего не забыть. Получается, что с одной стороны мы прикладываем усилия для того, чтобы сосредоточиться на какой-либо задаче, но работает лишь часть нашей "оперативной системы", в то время как другая ее часть выполняет (и причем не очень эффективно) функции ежедневника. При этом  постоянно вызывая в памяти мысли о том, что еще мы должны сделать. Конечно, ежедневник не решит всех проблем, но он поможет более эффективно использовать наши время и возможности.