Чего нам чаще всего не хватает на работе? Конечно же, времени. Причем все наши благие намерения (не халтурить, выполняя работу, разобраться с текучкой и наконец навести порядок в своих документах) разбиваются о бесконечный цейтнот.

Но ведь есть же счастливчики, которые всегда выполняют поручения начальства в срок и при этом вовсе не сидят на работе от зари до зари и не жертвуют обеденным перерывом. И дело вовсе не в том, что они работают быстрее и лучше вас, просто эти люди умеют грамотно распоряжаться своим рабочим временем.

Утро вечера мудренее?

ДАВНО известно, что люди делятся на два основных типа — жаворонки и совы. Первые радостно вскакивают в шесть утра, ухитряются приехать на работу в чрезвычайно бодром настроении и тут же включиться в трудовой процесс, но уже после обеда они чувствуют себя полностью вымотанными.

Вторые, наоборот, первую половину дня мирно деремлют на рабочем месте. Их трудовой порыв обычно начинается, когда сослуживцы и партнеры разбредаются по домам.

К сожалению, вряд ли ваш шеф проявит понимание, если вы скажете, что станете приходить на работу с трехчасовым опозданием, потому что с утра все равно ни на что не способны.

Впрочем, он также не будет доволен, если услышит, что его сотрудник будет уходить с работы сразу после обеденного перерыва, потому что ему трудно работать по вечерам. А раз так, придется подстраиваться под график работы, принятый в вашем офисе. Однако это вовсе не значит, что вам нужно ломать свои биологические ритмы.

Просто дела, которые требуют максимальной концентрации и внимания, нужно планировать на то время, когда вам работается лучше всего. А рутинную работу, которую вы можете делать даже в полусонном состоянии, отложите на «дремотные часы».

Аврал и штурмовщина

В ЛЮБОЙ компании бывают дни, а то и недели, когда срочные поручения сыплются как из рога изобилия и при этом никто не собирается отменять текущие дела.

В итоге вы в бешеном ритме хватаетесь за все документы разом, пытаетесь одновременно поговорить со всеми заказчиками, а к концу дня понимаете, что ничего толком не успели сделать.

Как быть в такой ситуации? Специалисты по тайм-менеджменту (планированию рабочего времени) советуют разделить все свои обязанности на группы и построить своеобразную пирамиду.

В основании пирамиды будут самые важные, срочные дела, невыполнение которых может обрушить всю конструкцию. Эти задачи, как правило, определяются без труда.

Следующая ступенька — дела не такие срочные, но тоже важные. Часто достаточно сложно разобраться, какая работа действительно важна, но может немного подождать.

Чтобы определиться, представьте, что дела, отнесенные к этой области, оказались невыполненными. Рухнет ли тогда пирамида? Если да — перемещаем их в основание, нет — оставляем на месте.

Еще выше — дела текущие, не самые важные. Это могут быть вопросы и просьбы коллег, рабочая переписка, телефонные звонки.

Наконец, на вершине пирамиды — самые приятные заботы: разговоры с коллегами, совместные обеды, перекуры, общение с друзьями из соседних отделов.

Ошибочно считать, что все это не имеет отношения к работе. Ведь, якобы бездельничая, вы укрепляете отношения с сослуживцами, зарабатываете себе определенный имидж, узнаете новости из жизни вашей фирмы.

В случае экстренных обстоятельств дела, оказавшиеся на вершине пирамиды, придется принести в жертву. Здесь не должно быть компромиссов. Не надо бояться обидеть коллегу или клиента просьбой перезвонить позже.

Планируем потери

ОДНАКО случается, что тщательно разработанный план на день начинает рушиться с самого утра. Причем причина краха — досадные мелочи. Посторонние звонки, ожидание встречи, маленькие просьбы начальства, некстати повисший компьютер могут запросто уничтожить ваш поминутный план.

Почему так происходит? А потому что в вашем замечательном плане не существует весьма важного раздела — потери рабочего времени. К сожалению, такие проволочки неизбежны и с бесполезной тратой части рабочего дня нужно просто смириться и внести ее в свой план.

Специалисты давно подсчитали, что подобные мелочи в среднем отнимают около 20% рабочего времени. А раз так, вы запросто можете скорректировать свое расписание и перестать раздражаться по этому поводу.

Еще одна статья «непредвиденных расходов времени» — неожиданные просьбы руководства. Конечно, если начальник обращается к вам с просьбой, ее нужно выполнить, но обязательно согласуйте с шефом очередность выполнения заданий.

Тогда он вряд ли станет донимать вас бесконечными вопросами о судьбе своего поручения. Если подобные внеплановые просьбы повторяются слишком часто, не стесняйтесь попросить себе помощника.

Надо, надо отвлекаться

ЕСТЬ ЛЮДИ, которые ухитряются весь день заниматься одним и тем же делом, погружаясь в него с головой и тщательно выполняя каждую мелочь. Другие уже через пару часов начинают скучать, и им просто необходимо переключиться на что-то другое.

Сотрудники первого типа, как правило, ходят в любимчиках у начальства, ведь шеф прекрасно видит, что его подчиненный целый день думает над каким-то заданием, а не отвлекается на посторонние мелочи, тогда как сотрудники второго типа часто выглядят крайне неорганизованными.

Впрочем, любимчикам тоже порой приходится нелегко — даже небольшое, но срочное поручение может надолго выбить их из рабочего ритма.

Чтобы в течение рабочего дня успевать больше, нужно правильно определить, к какому типу вы относитесь, и соответственно планировать свое время. Если причислили себя к первому типу, постарайтесь для начала расправиться с мелкими поручениями, чтобы потом у вас была возможность с головой погрузиться в основную работу.

Однако при этом не забывайте про «пирамиду важности», ведь часто, после того как вы разобрались с мелочами, выясняется, что рабочий день подошел к концу.

Если же вам кажется, что вы относитесь ко второму типу, не стесняйтесь почаще отвлекаться от основной работы — это поможет вам лучше выполнить задание руководства.

Ну а чтобы ничего не забыть, активнее используйте ежедневники и прочие записи с напоминаниями.